مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی به ویژه در زمینه‌های پذیرش تحصیلی و بورسیه‌ها یکی از مراحل کلیدی در پروسه اپلای است. ارتباط درست با دانشگاه می‌تواند تأثیر بسیاری بر تصمیم‌گیری کمیته پذیرش داشته باشد و به شما کمک کند تا شرایط خود را بهتر معرفی کنید. در ادامه، نحوه صحیح مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی را با ذکر نکات مهم و مثال‌هایی بررسی می‌کنیم.
1. بررسی دقیق وب‌سایت دانشگاه
قبل از شروع مکاتبه، باید وب‌سایت دانشگاه را به دقت مطالعه کنید تا با برنامه‌های تحصیلی، اساتید و مراحل اپلای آشنا شوید. بسیاری از دانشگاه‌ها به وضوح فرآیند پذیرش، مدارک مورد نیاز و مهلت‌های ارسال درخواست را اعلام می‌کنند. بررسی دقیق این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا سوالات غیرضروری نپرسید و نامه خود را با دقت بیشتری تنظیم کنید.
نکته مهم:
بررسی کنید آیا استادی که با او تماس می‌گیرید، دانشجو می‌پذیرد یا خیر. برخی از اساتید ممکن است به دلیل پر شدن ظرفیت یا پروژه‌های خاص، دانشجوی جدید پذیرش نکنند.
مشاوره رایگان مکاتبه با دانشگاه
شماره تماس خود را وارد نمایید. کارشناسان ما در سریع ترین زمان با شما تماس می گیرند.
2. نوشتن ایمیل به استاد یا دپارتمان
اگر قصد مکاتبه با اساتید دانشگاه برای پذیرش در مقاطع تحصیلات تکمیلی (کارشناسی ارشد یا دکترا) دارید، بهتر است ایمیل شما حرفه‌ای، مختصر و متمرکز باشد. در زیر مراحل و نکات کلیدی نوشتن یک ایمیل موثر آورده شده است:
2.1. عنوان ایمیل (Subject Line)
موضوع ایمیل باید واضح و مختصر باشد. به طور مثال:
- “Inquiry about PhD Opportunities in [موضوع تحقیقاتی]”
- “Prospective Master’s Student in [رشته تحصیلی]”
این موضوع به استاد یا دپارتمان کمک می‌کند تا به سرعت متوجه درخواست شما شوند و ایمیل شما را با دقت بیشتری بخوانند.
برای آشنایی با نمونه ایمیل برای ارسال به دانشگاه خارجی از این مطلب دیدن نمایید.
2.2. مقدمه ایمیل
در ابتدای ایمیل باید به طور رسمی استاد یا دپارتمان را خطاب قرار دهید و خود را معرفی کنید. به طور مثال:
“Dear Professor [نام استاد], My name is [نام شما] and I have recently completed my [درجه تحصیلی قبلی] in [رشته] from [نام دانشگاه]. I am very interested in your research on [موضوع تحقیقاتی مرتبط].”
2.3. متن اصلی
در این بخش باید توضیح دهید که چرا به پروژه‌های تحقیقاتی استاد یا برنامه دانشگاه علاقه‌مند هستید. بهتر است به مقالات یا پروژه‌های خاص استاد اشاره کنید تا نشان دهید که تحقیقات وی را به دقت بررسی کرده‌اید. همچنین، تجربیات و دستاوردهای خود را که با موضوعات تحقیقاتی استاد مرتبط هستند، به صورت مختصر بیان کنید.
2.4. پیوست رزومه و مدارک
در پایان ایمیل می‌توانید رزومه (CV) و مدارک مرتبط خود را پیوست کنید و از استاد درخواست کنید تا اگر فرصت دارد، آنها را بررسی کند.
مثال: “I have attached my CV and research proposal for your consideration. I would greatly appreciate the opportunity to discuss potential PhD opportunities under your supervision.”
2.5. بستن ایمیل
در انتها با لحنی مودبانه ایمیل خود را به پایان برسانید و از استاد بابت زمانی که برای بررسی ایمیل شما اختصاص می‌دهد تشکر کنید:
“Thank you very much for your time and consideration. I look forward to your response.”
برای آشنایی با نحوه ارسال ایمیل به استاد برای اپلای از این مطلب دیدن نمایید.
3. استفاده از قالب رسمی و رعایت آداب نگارش
ایمیل‌های رسمی به دانشگاه‌ها باید با رعایت اصول نگارشی و قالب‌های رسمی نوشته شوند. برای مثال:
- سلام و خداحافظی رسمی: همیشه با “Dear” شروع کنید و با عباراتی مانند “Best regards” یا “Sincerely” ایمیل خود را به پایان برسانید.
- زبان رسمی: از جملات رسمی و مودبانه استفاده کنید و از اصطلاحات عامیانه اجتناب کنید.
- ویراستاری دقیق: مطمئن شوید که ایمیل شما بدون اشتباهات گرامری یا تایپی است.
4. تعیین اهداف و پرسیدن سوالات دقیق
در ایمیل خود باید به وضوح بیان کنید که چه سوالاتی دارید یا چرا به دنبال اطلاعات بیشتر هستید. اگر به دنبال اطلاعات خاصی درباره فرآیند اپلای، مدارک مورد نیاز یا بورسیه‌های تحصیلی هستید، بهتر است سوالات خود را به طور دقیق بیان کنید.
سوالات مفید:
- “Could you please provide information on the application deadlines for the upcoming semester?”
- “Are there any specific funding opportunities or scholarships available for international students?”
5. پیگیری بعد از ارسال ایمیل
اگر بعد از دو هفته پاسخی از دانشگاه یا استاد دریافت نکردید، می‌توانید ایمیل پیگیری ارسال کنید. در ایمیل پیگیری، به ایمیل اولیه خود اشاره کنید و با لحنی مودبانه درخواست کنید که وضعیت ایمیل شما بررسی شود.
برای آشنایی با نحوه جواب به ایمیل استاد خارجی از این مطلب دیدن نمایید.
خدمات مهاجرتی یونیکُجا
کلیه خدمات مهاجرتی به خصوص مهاجرت تحصیلی در یونیکِجا ارائه می شود. از آماده سازی مدارک گرفته تا بهبود رزومه مهاجرتی شما، تهیه انگیزه نامه، رزومه و CV، طراحی پورتفولیو، انتخاب دانشگاه، ثبت نام دانشگاه و خدمات متنوع دیگر به صورت حرفه ای و تضمینی در یونیکُجا ارائه می گردد.
برای نگارش انگیزه‌نامه‌ای که اهداف مهاجرتی شما را به‌صورت حرفه‌ای و دقیق بازتاب دهد، همین حالا سفارش خود را ثبت کنید. با یک انگیزه‌نامه قوی، شانس موفقیت خود را در فرآیند مهاجرت افزایش دهید!
برای نگارش رزومه و CV حرفه‌ای که تجربه‌ها و مهارت‌های شما را به بهترین شکل ممکن نمایش دهد، همین حالا سفارش خود را ثبت کنید. با یک رزومه قوی، فرصت‌های شغلی و تحصیلی خود را در فرآیند مهاجرت بهبود بخشید!
برای انتخاب دانشگاهی که بهترین مسیر مهاجرت تحصیلی را برای شما فراهم کند، همین حالا با ما مشورت کنید. با انتخابی هوشمندانه، آینده تحصیلی و حرفه‌ای خود را تضمین کنید!
برای برنامه‌ریزی مهاجرت تحصیلی و انتخاب مسیرهای مناسب، همین حالا با ما همراه شوید. با راهنمایی و خدمات تخصصی ما، مهاجرت تحصیلی خود را با اطمینان بیشتری آغاز کنید!
نمونه ایمیل مکاتبه با دانشگاه خارجی
موضوع (Subject): Inquiry about Admission Requirements for the Master’s Program in [Program Name]
Dear Admissions Office,
I hope this message finds you well. My name is [Your Name], and I am interested in applying for the [Master’s Program Name] at [University Name]. I have recently completed my [Degree] in [Your Major] from [Your University], and I am eager to pursue further studies at your esteemed institution.
Could you please provide me with detailed information regarding the application process, deadlines, and required documents for international students? Additionally, I would appreciate any details about available scholarships or funding opportunities for international applicants.
Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
[Your Country]
نمونه ایمیل مکاتبه با استاد
موضوع (Subject): Prospective PhD Student Interested in Research in [Research Area]
Dear Professor [Last Name],
My name is [Your Name], and I have recently completed my [Degree] in [Field] from [Your University]. I am writing to express my interest in pursuing a PhD under your supervision at [University Name]. I have carefully reviewed your recent publications in [Specific Research Area], particularly your work on [Title of a Paper], and I find your research highly aligned with my academic interests.
My previous research in [Describe Your Research Area] has provided me with substantial experience in [Mention Specific Skills or Expertise]. I believe that my skills and interests would complement the ongoing projects in your group.
Attached you will find my CV and a brief research proposal. I would be grateful if we could discuss any potential opportunities for PhD supervision under your guidance.
Thank you for your time, and I look forward to your response.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
[Your LinkedIn/ResearchGate, if applicable]
نمونه ایمیل پیگیری
موضوع (Subject): Follow-Up on Previous Email Regarding PhD Supervision
Dear Professor [Last Name],
I hope this email finds you well. I am writing to follow up on my previous email regarding potential PhD opportunities under your supervision. I understand that you have a busy schedule, and I wanted to kindly check if you had the chance to review my email and attached documents.
If you require any additional information or documents, please do not hesitate to let me know. I am still very interested in the possibility of joining your research group and contributing to the work being done in [Research Area].
Thank you once again for your time, and I look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
